附件4：材料清单与审批周期详表
依据：原手册 2·4 活动全流程管理与全纸化工作
一、详细材料清单
1. 学期常规活动备案
| 材料名称 | 要求 | 备注 |
|---|---|---|
| 《社团活动申报审批表》 | 一式两份，黑色签字笔填写或打印 | 标”*“项必填 |
| 《社团学期常规活动计划表》 | 自制，列明周次、主题 | 仅作规划参考 |
| 指导老师签字 | 亲笔手写签名 | — |
签字方：指导老师
2. 手机豁免申请
| 材料名称 | 要求 | 备注 |
|---|---|---|
| 《电子设备使用承诺书》 | 社团部办公室领取 | — |
| 设备清单 | 标注手机型号 | 每人1台 |
| 使用人名单 | 姓名、班级 | 可附名单页 |
| 家长签字 | — | — |
| 班主任签字 | — | — |
| 年级组签字 | — | — |
| 指导老师签字 | — | — |
签字方：家长 → 班主任 → 年级组 → 指导老师
3. 托底基金申请
| 材料名称 | 要求 | 备注 |
|---|---|---|
| 《公共资金（托底基金）申请表》 | 社团部办公室领取 | — |
| 学期活动计划 | 列明活动次数、内容、预期效果 | — |
| 预算明细 | 附价格截图 | — |
| 社长签字 | — | — |
| 指导老师签字 | — | — |
签字方：社长、指导老师
4. 报销（预算备案）
| 材料名称 | 要求 | 备注 |
|---|---|---|
| 《社团活动预算编制模板》 | 使用社团部发布模板 | — |
| 价格截图 | 官网价格 | 超300元需附两家以上更贵报价 |
| 社长签字 | — | — |
| 指导老师签字 | — | — |
签字方：社长、指导老师
5. 报销（结算）
| 材料名称 | 要求 | 备注 |
|---|---|---|
| 《报销申请单》 | — | — |
| 发票 | 电子发票需打印清晰 | 抬头：长沙市第一中学 |
| 支付截图 | — | — |
| 活动成果证明 | 签到表、活动照片等 | — |
| 社长签字 | — | — |
| 指导老师签字 | — | — |
签字方：社长、指导老师
二、审批周期详表
| 事项 | 提前时间 | 审批周期 | 审批部门 |
|---|---|---|---|
| 学期常规活动备案 | 开学第一周 | 5个工作日 | 社团部→团委 |
| 手机豁免申请 | 首次活动前2周 | 3个工作日 | 社团部→团委 |
| 托底基金申请 | 开学前2周 | 5个工作日 | 公共基金管理委员会 |
| 报销（预算） | 购买前2周 | — | 社团部财务组 |
| 报销（结算） | 活动后7天内 | 7个工作日（C级） | 社团部财务组 |
三、办公室信息
- 地点：科艺楼负一楼社团活动中心
- 交材料时间：周一至周五全天（投递至办公室指定位置）
- 集中办公/咨询：周六 12:50–14:00（可直接找值班干事）
- 预约深度沟通：提前3个工作日，在办公室预约表上登记
重要：所有正式沟通均需通过纸质材料或预约面谈。不得使用社交软件处理审批事务。
附件编制说明：本附件详细列出了所有材料的准备要求和审批周期，便于社团成员按表准备。如有疑问，请以原手册为准。