附件2：大型活动（作品展）执行手册
依据：《社团工作手册》第四章 大型活动管理制度
适用范围：本附件适用于本社团举办的符合以下任一条件的大型活动：
- 预计参与人数超过150人
- 涉及校外人员参与
- 活动时长超过1小时或跨天
- 需动用多个校内部门协调资源
- 有较高安全风险（如户外大型集会、有器械表演）
（引自原手册 4·1 定义）
一、活动类型确认与启动
1. 判断是否属于大型活动
举办作品展前，请确认以下情况：
- 是否预计参观人数超过150人？
- 是否邀请校外人员（如外校学生、专家、家长）参与？
- 活动时长是否超过1小时？
- 是否需使用报告厅、体育馆等大型场地？
- 是否涉及多个部门协调（如保卫处、后勤、技术中心）？
若以上任一项为“是”，则需启动大型活动申报流程。
2. 启动时间线
| 阶段 | 时间节点 | 主要任务 |
|---|---|---|
| 策划阶段 | 活动前60-30天 | 成立项目组、撰写策划案 |
| 正式申报 | 活动前30-15天 | 提交材料包、参加答辩 |
| 筹备阶段 | 活动前30-7天 | 宣传品三审、人员培训、排练 |
| 现场执行 | 活动当天 | 按手册执行、应急处理 |
| 收尾归档 | 活动后7-15天 | 财务结算、复盘归档 |
二、策划阶段（活动前60-30天）
1. 成立专门小组
社团需成立以社长为核心的大型活动项目组，明确策划、宣传、后勤、安全等各板块负责人。社团部将派驻一位专干推进活动，监督活动的进行，拥有仅次于社长的话语权和调度权。
（引自原手册 4·1 一、1）
2. 撰写《策划案》
内容包括活动核心创意、初步规模、预期效果、资源需求初判、主要风险识别。此文件用于内部论证和初步咨询。
（引自原手册 4·1 一、2）
三、正式申报与审批（活动前30-15天）——全纸化升级版
1. 提交核心材料包
（引自原手册 4·1 二）
| 材料名称 | 内容要求 |
|---|---|
| 《活动立项申报表》 | 比常规表要求更详实，需包含活动全称、时间、地点、人数、负责人、安全责任人 |
| 《活动方案与执行手册》 | 含时间线、流程、岗位分工（什么人在什么时候做什么事） |
| 《详细预算表》 | 按3.1.4.1要求，附上主要项目的三方报价单 |
| 《宣传推广方案》 | 宣传渠道、时间节点、物料清单 |
2. 联合评审
社团部收到材料后，将召集由团委老师、社团部、以及可能涉及的保卫处、后勤部门老师联合评审。申报社团需进行现场答辩。
（引自原手册 4·1 二）
3. 审批结论
评审结果可能是：
- “批准”：获得唯一“大型活动许可”
- “修改后批准”：按意见修改后重新提交
- “否决”：活动不予举办
（引自原手册 4·1 二）
四、筹备工作与排练管理（活动前30-7天）
1. 宣传品三审三校
所有对外宣传物料（海报、视频、推文）需经历“社团内部审→社团部审→团委终审”流程，确保内容、形式、价值观无误。（引自原手册 4·2 一、1）
2. 工作人员培训与分工
如活动需招募志愿者，社团需提交培训计划，确保工作人员知晓岗位职责、安全规范和应急流程。（引自原手册 4·2 一、2）
3. 多次协调会
社团部将根据需要，主持召开由社团与校内学生会相关部门参加的进度协调会，解决资源冲突问题。（引自原手册 4·2 一、3）
4. 排练与场地预演
- 排练申请：所需的集中排练，跟正式活动一样提前申请场地和时间，不得擅自占用。（引自原手册 4·2 二、1）
- 安全彩排：活动前1-3天，必须进行带妆彩排或全流程推演。社团部及相关部门将进行现场检查，测试应急预案。（引自原手册 4·2 二、2）
- 设备联调：对所有音响、灯光、多媒体、特种设备进行联合调试，并记录调试结果。（引自原手册 4·2 二、3）
五、现场执行（活动当天）
1. 现场指挥体系
- 设立现场指挥部：由社团部部长或副部长，社团项目总负责人、及必要的学校安保或后勤人员组成。指挥部位置和通讯方式需提前告知所有工作人员。（引自原手册 4·3 一、1）
- 关键岗位专人负责：如安检、引导、催场、设备控制、应急响应等岗位，必须安排明确负责人，并佩戴显著标识。（引自原手册 4·3 一、2）
2. 动态执行与应急处理
- 按手册执行，但灵活应变：严格按《执行手册》流程推进，但指挥部可根据现场情况（如天气、人流、安全状况）进行微调。（引自原手册 4·3 二、1）
- 零报告制度：活动期间，各板块负责人有情况随时报告。（引自原手册 4·3 二、2）
- 应急启动：一旦发生意外，立即启动相应预案。现场指挥有权做出暂停活动、疏散人群等紧急决定，并同时上报。（引自原手册 4·3 二、3）
六、活动收尾与事后管理
1. 安全疏散与场地复原
活动结束后，首要任务是安全有序疏散参与者，然后彻底清理、还原场地。社团部将进行严格验收。（引自原手册 4·3 三、1）
2. 物资清点与归还
立即清点所有物资设备，办理归还手续。如有损坏，启动赔偿程序。（引自原手册 4·3 三、2）
3. 财务结算
活动结束后7天内，完成所有财务结算，提交决算报告。（引自原手册 4·3 三、3）
4. 全面复盘与归档
活动结束后15天内，提交包括成果数据、精彩瞬间、经验教训、财务审计报告等。所有材料连同审批流程文件，形成独立档案盒保存。留给下届参考。（引自原手册 4·3 三、4）
八、审批周期与时间节点速查
| 事项 | 所需材料 | 提交时间 | 审批周期 |
|---|---|---|---|
| 大型活动申报 | 材料包（4项） | 活动前30-15天 | 7个工作日（初审） |
| 宣传品审核 | 原稿+申请表 | 活动前15天 | 2个工作日 |
| 场地与设备申请 | 附在活动申报中 | 活动前15天 | 5个工作日 |
| 排练场地申请 | 按常规活动申报 | 提前1周 | 5个工作日 |
| 财务结算 | 决算报告 | 活动后7天内 | — |
| 复盘归档 | 全部材料 | 活动后15天内 | — |
附件编制说明：本附件内容全部引用自《社团工作手册》第四章，并根据AI作品展的特点进行专项补充。所有流程、时限、材料要求均与原手册一致。如有疑问，请以原手册为准。